Gegevens importeren met behulp van de Excel Templates

Bij het aanmaken en aanpassen van uw Payees, Contracts of Catalogue op Curve kunt u de actieve interface gebruiken. Echter, voor grote hoeveelheden metadata zult u het efficiënter vinden om gegevens in bulk aan te maken en aan te passen met behulp van onze Excel-templates. In totaal zijn er meer dan 20 templates die kunnen worden gebruikt, elk specifiek ontworpen om specifieke datasets naar Curve te importeren.

Nieuwe gegevens maken via de Excel-templates

Uw templates downloaden

Een leeg template voor elk respectief assettype kan altijd worden gedownload met behulp van de knop 'Template downloaden' die verborgen is onder elke 'Importeren'-knop in Curve. Naarmate we het Curve-platform verder ontwikkelen, kan het zijn dat we wijzigingen in de templates moeten aanbrengen om de wijzigingen die we in Curve aanbrengen te weerspiegelen. Zorg er daarom voor dat u de nieuwste versie van onze templates gebruikt bij het importeren van uw metagegevens. Bij gebruik van een verouderde template wijst Curve uw import af en wordt u gemeld dat uw template verouderd is.

Gegevens aan uw templates toevoegen

Via de Excel-templates kunt u exact dezelfde soorten gegevens toevoegen als wanneer u gegevens via de Curve-interface maakt. U zult zien dat de kolommen in uw Excel lijken op de beschikbare velden in de interface. Voor meer informatie over wat elk veld vertegenwoordigt, waarom en hoe u het moet invullen; raadpleeg het betreffende artikel over waar u aan werkt in onze Aan de slag-gids. Als u moeite heeft met het configureren van uw gegevens via Excel, is een uitstekende tip om eerst één Payee, Contract, Work, … als voorbeeld via de Curve-interface te maken; en exporteer vervolgens uw instellingen in de Excel-template, met behulp van de knop 'Exporteren' op elke respectieve pagina. Ook onze Aan de slag-gids templates kunnen nuttig zijn als voorbeeld van hoe deze templates moeten worden ingevuld.

Uw template importeren via de betreffende pagina

Een Payee-template moet worden geïmporteerd via de importknop op de Payee-pagina, een Track-template moet worden geïmporteerd via de importknop op de Track-pagina.

Overwrite Blanks in-/uitschakelen

Deze optie is alleen relevant wanneer u de templates gebruikt om bestaande metagegevens op Curve aan te passen. Het heeft geen invloed op uw import bij het aanmaken van nieuwe Payees, Contracten of Catalogi. Voor meer informatie over hoe deze functie zich gedraagt, lees de alinea over het aanpassen van bestaande gegevens via Excel-templates hieronder.

Een melding/e-mail zal u informeren of uw import is mislukt of geslaagd

Wanneer Curve bevestigt dat de import is geslaagd, is de klus geklaard. Curve kan uw template echter om verschillende redenen weigeren. Misschien ontbreken er verplichte gegevens of komen deze niet overeen met enkele van de vereisten. De e-mail of melding geeft aan waarom uw import een fout heeft veroorzaakt, waardoor u de mogelijkheid krijgt om wijzigingen in uw template aan te brengen en het opnieuw te proberen. Wanneer de import een fout heeft veroorzaakt, wordt het hele bestand afgewezen, zelfs als het slechts één regel gegevens is die niet aan de vereisten voldeed.

It appears the template does not match – Een veelvoorkomend foutbericht geeft aan dat uw template niet overeenkomt. Curve is zeer specifiek in het herkennen van de templates die u importeert, zodat u niet per ongeluk foutieve gegevens importeert. Kolommen herschikken of verwijderen, gegevens toevoegen buiten het verwachte bereik, de opmaak van het Excel-bestand wijzigen, een verouderde Excel-template gebruiken, ... Dit zijn allemaal acties die ertoe leiden dat Curve uw template afwijst. Zorg er in dit geval voor dat u uw template op de juiste pagina importeert, dat u de nieuwste versie van onze template gebruikt door een nieuwe set templates te downloaden en dat u de gegevens in een nieuwe template kopieert en plakt. Het kopiëren en plakken van uw gegevens in een nieuwe template lost dit probleem over het algemeen altijd op.

Bestaande gegevens aanpassen via de Excel-templates

Net zoals u nieuwe gegevens op Curve kunt importeren met behulp van de Excel-templates, kunt u ook bestaande gegevens op Curve aanpassen door deze te exporteren in een Excel-template, de gegevens in uw Excel-bestand aan te passen, dat bestand op te slaan en het vervolgens opnieuw te importeren naar Curve. Curve zal verwijzen naar de wijzigingen die in de Excel-template zijn aangebracht op basis van de Curve-ID's of unieke identificaties zoals Main Identifiers, en ervoor zorgen dat deze wijzigingen worden weerspiegeld in uw gegevens op Curve.

Payees, Contracts en Catalogue kunnen allemaal worden geëxporteerd via de knop Exporteren op hun respectievelijke pagina. De opmaak waarin uw gegevens worden geëxporteerd, komt automatisch overeen met de opmaak waarin ze kunnen worden geïmporteerd.

Het is mogelijk dat Curve grote datasets in een CSV-bestand exporteert in plaats van een XLS-structuur. Dit komt omdat XLS-bestanden niet goed schalen en moeilijk te maken zijn voor grote datasets. In deze gevallen moeten de gegevens uit uw CSV-export worden gekopieerd naar een nieuw template in XLS-formaat om Curve toe te staan uw gegevens opnieuw te importeren.

Bij het aanpassen van bestaande gegevens via de Excel-templates zijn er een paar regels waarmee u het beste rekening kunt houden.

Curve past alleen de gegevens van assets aan die worden vermeld op het tabblad Overzicht van uw template - Als u bijvoorbeeld de gegevens van 10 Works in uw catalogus wilt aanpassen en alleen die 10 Works vermeldt op het eerste tabblad van uw Work-import, dan heeft uw import alleen invloed op die 10 Works. Elk ander Work dat u in uw catalogus heeft, blijft onaangetast door uw import.

Overwrite Blanks kan gegevens wissen – Terwijl deze functie geen invloed had op uw gegevens bij het aanmaken van nieuwe Payees, Contracts of Catalogue; heeft het wel een aanzienlijke impact wanneer u de Excel-templates gebruikt om bestaande assets aan te passen. Wanneer deze optie is ingeschakeld, zal een lege waarde in de Excel-template alle bestaande gegevens op Curve overschrijven. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, zal een lege waarde in de template geen bestaande gegevens op Curve overschrijven of verwijderen, hoewel het wel getabelleerde gegevens opnieuw vanaf nul kan maken.

In het onderstaande voorbeeld worden de categorieën niet gewist zolang we Overwrite Blanks uitgeschakeld laten. Maar wanneer we hetzelfde template importeren, deze keer met Overwrite Blanks ingeschakeld, betekenen de lege cellen dat de Payee-categorieën worden gewist.

Bij het bijwerken van gegevens met Overwrite Blank-waarden ingeschakeld:

Uw template moet een exacte weergave zijn van hoe u die assets op Curve wilt hebben.
Wanneer een veld in de Excel-template voor een bepaalde Payee/Contract/Catalogue leeg is, worden deze gegevens ook uit Curve gewist bij het importeren.
Wanneer er geen gegevenslijsten worden verstrekt, wist Curve alle gegevenslijsten van uw asset. Daarmee bedoelen we Terms die aan een Contract zijn gekoppeld, Contracten die aan een Work zijn gekoppeld, Aliases die aan een Work zijn gekoppeld, … praktisch alles op Curve waar meer dan één stuk gegevens kan worden verstrekt.

Bij het bijwerken van gegevens met Overwrite Blank-waarden uitgeschakeld:

U hoeft alleen de gegevens op te nemen die u wilt bijwerken.
Wanneer een veld in de Excel-template voor een bepaalde Payee/Contract/Catalogue leeg is, worden bestaande gegevens in dit veld op Curve niet gewist.
Wanneer er geen gegevenslijsten worden verstrekt, laat Curve gegevenslijsten zoals ze zijn. Met gegevenslijsten bedoelen we Terms die aan een Contract zijn gekoppeld, Contracten die aan een Work zijn gekoppeld, Aliases die aan een Work zijn gekoppeld, … praktisch alles op Curve waar meer dan één stuk gegevens kan worden verstrekt. Een leeg tabblad 'Terms' in uw Contract-template wist dus geen terms van uw Contracten, een leeg tabblad 'Contracten' in uw Catalogus-template wist geen contracten van uw Catalogus

Ongeacht of 'Overwrite Blanks' is ingeschakeld of niet; wanneer gegevenslijsten worden verstrekt, maakt Curve deze lijsten volledig opnieuw vanaf het begin opnieuw op basis van de gegevens in uw template - Dus, bijvoorbeeld, onder welke omstandigheden dan ook; wanneer uw Contract-template Terms voor uw Contract specificeert, worden alle bestaande terms op uw Contract gewist en vervangen door de Terms die in de template zijn gespecificeerd.