Hoe een Period draaien en Statements creëren
Wanneer u uw payees & contracts heeft ingesteld, uw catalogue heeft ingevoerd en sales files & kosten heeft geüpload, bent u klaar om een period te draaien en statements te produceren! Bekijk onze introductie hier onder over hoe u een Period kunt creëren. We bieden aantekeningen en verdere lectuur onder de video.
Hoe een Period draaien en Statements creëren
Setup
- 1
- Periode benoemen – Deze periodename wordt weergegeven op uw statements en op het tabblad 'Transacties' van uw contracten. Zorg ervoor dat uw periodename beschrijvend, overzichtelijk en consistent is met uw eerdere perioden.
- 2
- Selecteer het type Accounting Period – Curve genereert alleen een statement voor de Contracts met een overeenkomend Accounting Period Type. Een maandelijks Contract wordt bijvoorbeeld niet opgenomen in uw halfjaarlijkse run. Meer info
- 3
- Specificeer het Jaar & Accounting Period – Voor welk jaar en welk semester/kwartaal/maand zijn deze royalties? Deze afkortingen zullen worden weergegeven in de statements en het artiestenportaal.
- 4
- Kies een Start- en Einddatum voor uw Periode – De Startdatum neemt het Opening Balance op van het transactietabblad op de contracts en de Einddatum boekt het closing balance. Alleen transacties (zoals payments en advances) die binnen deze tijdzone vallen, maken deel uit van het Statement of Account. Meer info
- 5
- Kies een Accounting Date – Deze datum wordt weergegeven op de Self-Bill invoices en komt idealiter overeen met de dag waarop u van plan bent uw statements te publiceren.
- 6
- Als u Contracten in meerdere valuta's heeft, geef dan wisselkoersen op (✪ Multicurrency) - Als u Contracten heeft in een andere valuta dan uw basisvaluta, moet u een wisselkoers opgeven van uw basisvaluta naar deze alternatieve valuta. Als alle Contracten in uw basisvaluta zijn ingesteld, hoeft u geen wisselkoersen op te geven. Meer info
Included Income
- 7
- Neem alle Income Files op waarvoor u een royalty wilt rapporteren - Via het tabblad Included Income van uw Period-instellingen krijgt u de Income Files te zien die u in deze run kunt opnemen. Wanneer u voor het eerst op de pagina komt, is de sectie Included Income leeg en worden al uw geüploade Income Files automatisch vermeld in de sectie Excluded Income. Het doel is om alle Income Files die u in deze periode wilt opnemen, naar de sectie Included Income te verplaatsen.
Een eenvoudige manier om uw gewenste Income Files te selecteren is door te filteren op de Target Period. Om deze reden is het een best practice om altijd uw Target Period-veld in te vullen en dit consistent te doen bij het uploaden van Income. Zodra u tevreden bent dat al uw vereiste Income statements in de Included Income voor deze periode worden weergegeven, klikt u op de knop Berekenen onderaan de pagina.
Nadat uw periode is verwerkt
- 8
- Controleer de Unreported Income CSV – Alle Income die niet succesvol is gerapporteerd, wordt in de Unreported CSV aan u gemeld. Deze bestanden kunnen worden gedownload via de knop Download rechtsboven in uw Period. Meer info
Wij raden aan om beide rapporten te raadplegen voor meer details.
Income kan om vier mogelijke redenen niet worden gerapporteerd. (1) Er is geen Contract gekoppeld aan het Work, (2) het contract is inactief, (3) het contract heeft geen overeenkomende Income term, (4) er was geen berekeningsinvoer, zoals een ontbrekende Gross Amount.
- 9
- Controleer uw Statement Output – Het is een best practice om uw output te controleren, om er zeker van te zijn dat eventuele overzichten in uw instellingen zijn uitgesloten. U kunt Rapporten uitvoeren om uw Included Income-gegevens te analyseren; bijvoorbeeld om te controleren of alle royaltyregels een Source en Sub Source hebben met een consistente spelling. Meer info
- 10
- Archief uw Income Files – Door uw opgenomen Income te archiveren, worden deze verborgen op uw Income-pagina. Dit houdt uw Income-pagina overzichtelijk en maakt het duidelijk voor u dat deze Income niet langer hoeft te worden opgenomen in een aanstaande royalty Period. U kunt alle opgenomen Income in bulk archiveren via uw Period. Meer info
- 11
- Vergrendel uw Period – Nadat u uw statements heeft gecontroleerd en tevreden bent met uw output, kunt u de Period vergrendelen. Dit markeert de Period als voltooid en maakt het onmogelijk voor u of iemand anders om de Period of individuele statements opnieuw te verwerken, of om opgenomen Income Files opnieuw te importeren. Indien nodig kunt u de Period echter op elk moment opnieuw ontgrendelen en verdere wijzigingen aanbrengen.