Hoe om te gaan met onjuist gerapporteerde Writer Royalties

Al uw data is ingesteld in Curve, alle income files zijn gevalideerd en gemapt en perioden zijn soepel en nauwkeurig uitgevoerd. U hebt zelfs de checklists in Curve's Onboarding Cheat Sheet doorgewerkt en de Best Practices When Reviewing Your Statement Output bekeken. Er zal echter altijd het risico op menselijke fouten bestaan en u hebt mogelijk pas een probleem ontdekt nadat u uw royalties heeft gerapporteerd. In dit artikel bekijken we een aantal oplossingen.

Reprocess de betreffende Statements

U kunt alle wijzigingen aanbrengen die u nodig hebt om te voorkomen dat hetzelfde probleem zich opnieuw voordoet en vervolgens eenvoudigweg alle betrokken Statements Reprocessen. Dit is waarschijnlijk de eenvoudigste en snelste optie.

We raden echter over het algemeen af om Statements die al aan uw songwriters zijn gerapporteerd, opnieuw te Reprocessen. Het kan bijvoorbeeld verwarring veroorzaken als de songwriter hetzelfde statement opnieuw ontvangt, maar de details deze keer zijn gewijzigd. Hoewel het een handige optie kan zijn, zolang het probleem en de wijzigingen duidelijk worden gecommuniceerd met uw schrijver.

Houd er rekening mee dat als u gebruik maakt van de Auto-Payment functionaliteit, en u een Statement Reprocest, de waarde van de Auto-Payment transactie automatisch wordt bijgewerkt op basis van de nieuwe Closing Balance van uw gereproceste Statement.

Meer specifiek, als u ook gebruikmaakt van de Payment-functionaliteit van Curve, zal de waarde van deze Payment niet meer worden bijgewerkt zodra een Payment als Betaald is gemarkeerd, zelfs niet wanneer een Statement opnieuw wordt Reprocessed.

Een correctie aanmaken als een Transaction

Dit is waarschijnlijk de eenvoudigste en snelste optie. Zodra u precies hebt vastgesteld welke royalties onjuist zijn gerapporteerd en welke Contracten hierdoor zijn beïnvloed, kunt u naar het tabblad Transacties voor elk Contract gaan en een nieuwe Transaction aanmaken die inkomsten toevoegt/verwijdert van hun saldo. Als u de Transaction Date instelt op een datum tussen de Start- en End Date van uw volgende Period, dan zal deze Transaction het saldo van het volgende statement voor dit Contract aanpassen. Deze aanpassingen zijn dan zichtbaar naast al hun andere Transactions in hun Curve-portaal en ook in hun PDF-statements.

Het nadeel van deze optie is dat er niet veel details in deze transactie worden gegeven. Als de aanpassing betrekking heeft op specifieke Works of soorten inkomsten, en u dat detailniveau in uw aanpassing wilt opnemen, dan raden we de volgende optie aan.

Uw aanpassingen uploaden als een Income file

Iets complexer dan de vorige optie, maar wellicht de meest transparante en gedetailleerde optie, is het importeren van een correctiebestand dat in uw volgende Period moet worden opgenomen. Als u bijvoorbeeld per ongeluk een Income File hebt geüpload dat niet had mogen worden gerapporteerd, kunt u hetzelfde Sales File uploaden met negatieve bedragen om de overrapportage in een vorige Period te compenseren. Met deze optie kunnen de betrokken songwriters alle relevante Data in hun CSV-statements bekijken. De correctie wordt niet weergegeven als een Transaction op het PDF-statement, maar wordt eenvoudigweg opgenomen in de totale uitsplitsing van de inkomsten op de PDF.

Deze oplossing werkt vooral goed als u een sub-uitgever bent die rapporteert aan uitgevers (die op hun beurt de inkomsten aan hun schrijvers moeten rapporteren), omdat eventuele aanpassingen eenvoudigweg worden opgenomen in de CSV-statement en de uitgever zijn rapportageprocessen zoals gewoonlijk kan voortzetten.

Om te bekijken wat teveel of te weinig is gerapporteerd, kunt u een Report maken zoals hieronder, zodat u de onjuiste inkomstengegevens voor dat Work kunt zien.

Dit rapport kan vervolgens worden geëxporteerd en in onze Standard Publishing Template worden geplakt. Voordat u dit bestand in Curve Reingest, kunt u de inkomstengegevens op een pre-calculation niveau aanpassen, zodat Curve de correcties toepast terwijl het de inkomsten berekent tijdens de volgende Period run.