Best Practices bij het beoordelen van uw statement output

Nadat uw periode is voltooid, zijn er een aantal controles die u kunt uitvoeren om te garanderen dat uw statements zo accuraat en duidelijk zijn als het hoort. In dit artikel geven we waardevolle tips om uw periode te controleren voordat u uw statements distribueert.

Zijn er geen niet-gerapporteerde verkopen of kosten?

Het kan zijn dat sommige verkopen of kosten die in uw periode zijn opgenomen, niet succesvol aan een statement zijn gerapporteerd. Dit kan te wijten zijn aan een onvolledige configuratie waardoor Curve niet over alle nodige variabelen beschikt om een verkoop of kosten toe te wijzen. Curve markeert deze niet-gerapporteerde verkopen en kosten in de Unreported Sales CSV en Fixed Report voor de Unreported Sales  ✪, evenals in de Unreported Costs CSV respectievelijk. Klik hier voor meer informatie over het oplossen van uw niet-gerapporteerde verkopen of kosten.

Zijn de Sources en Sub Sources duidelijk en consistent?

Het kan voorkomen dat de Source-gegevens die u hebt ontvangen niet in een gestandaardiseerde indeling zijn. Source-gegevens in verschillende verkoopbestanden kunnen in een inconsistente indeling aan u worden verstrekt (denk bijvoorbeeld aan YouTube versus Youtube versus YOUTUBE). Dit zal ertoe leiden dat uw inkomsten uit één bron verspreid zijn over verschillende Sources in uw Analytics op Curve.

Zijn de Sale- en Transaction Dates accuraat?

Sale- en Transaction Dates zijn verplicht om in te vullen, maar het kan zijn dat de datums in uw sales files in een vreemde indeling zijn verstrekt en daarom niet zoals verwacht door Curve zijn gelezen. Door een Report uit te voeren, kunt u snel alle Sale- en Transaction Dates bekijken die in uw Period zijn gebruikt. U kunt een Sales File ID-veld aan uw Report toevoegen om te achterhalen welke sales files moeten worden gecontroleerd, en de knop Exporteren op uw reportpagina gebruiken om deze lijst in een Excel-indeling te exporteren.

Om te garanderen dat Curve uw Sale- en Transaction Dates zoals verwacht leest, moet u mogelijk het gegevenstype van de kolom in uw template aanpassen. Een Excel-datum kan worden gelezen door het gegevenstype Datum, maar wanneer datums in een andere indeling door de bron worden opgeslagen, moet u het gegevenstype mogelijk instellen op andere opties zoals YYYYMMDD of MM-DD-YYYY.

Zijn de Start Date en End Date van uw Period correct?

Alleen transacties die vallen tussen de Start Date en End Date van uw Period worden weergegeven op het Statement. Alle transacties vóór de Start Date worden beschouwd als het Opening Balance, alle transacties na de End Date worden alleen in de volgende Period meegenomen.

De Start Date moet één dag na de End Date van uw vorige Period zijn voor dit Accounting Period Type. De End Date moet de datum zijn die u wilt gebruiken als de afsluitdatum voor Advances en Payments. Alle Advances en Payments die zijn ingesteld met een datum na de End Date van uw Period worden nog niet teruggevorderd. Meer informatie is te vinden hier.

Hebben al uw verkooplijnen een correcte combinatie van Channel en Configuration?

Hiermee bedoelen we bijvoorbeeld: heeft u fysieke streams of digitale cd's? U kunt een rapport uitvoeren om de gebruikte combinatie van kanalen en configuraties in uw periode te bekijken. Een vreemde combinatie kan suggereren dat een van de mappen in uw Template moet worden gecontroleerd. Het toevoegen van een Sales File ID aan uw rapport kan helpen om te achterhalen welk verkoopbestand moet worden gecontroleerd.

Zijn alle geldwaarden plausibel?

Heeft u streams met een Per Unit Rate van meer dan $ 0,10? Of downloads met een Per Unit Rate lager dan dat? Dat kan suggereren dat sommige verkopen aan de verkeerde configuratie zijn toegewezen.

Houd er rekening mee dat de Per Unit Rate alleen een waarde zal teruggeven wanneer dit veld is ingevuld door uw Templates. U kunt ook de Sources, Net Amount en Units exporteren om onafhankelijk het gemiddelde Per Unit Rate per Source te berekenen.

Dit is met name belangrijk voor klanten die mechanische royalty's rapporteren en aftrekken, aangezien u geen wettelijke tarieven rond de ¢10 wilt rapporteren voor elke streaming-eenheid die ongeveer ¢0,5 waard is.

Zijn alle Aliassen correct toegewezen aan het juiste Track of Release in uw catalogus?

Wanneer de ISRC of Cat No/Barcode niet door Curve werd herkend, werd u gevraagd om dit als een alias toe te wijzen aan het juiste Track of Release in uw catalogus via de Mapping Manager. U kunt alle aliassen die historisch aan uw catalogus zijn toegewezen efficiënt bekijken door een rapport uit te voeren. Door de originele titel en de originele artiest (die in het oorspronkelijke verkoopbestand aan u werden verstrekt) te vergelijken met de titel en de artiest van de toegewezen Track/Release, kunt u controleren of de alias correct is toegewezen.

Hebben alle Payees, Contracts en Catalogue een geldige status?

Om royalty's succesvol op Curve te rapporteren, is het belangrijk dat alle Payees, Contracts en Catalogue accuraat worden aangemaakt. We hebben validatieregels die direct feedback geven wanneer u een Payee, Contract, Track of Release opslaat. We kunnen bijvoorbeeld aangeven dat uw Track geen Contract heeft toegewezen, of dat uw Contract geen Accounting Period Type heeft opgegeven.

Wanneer een van de Payees, Contracts of Catalogue items een onvolledige status heeft, stopt dit uw royalty processen niet. Het geeft alleen aan dat er mogelijk problemen of onnauwkeurigheden kunnen optreden en geeft u de mogelijkheid om onderwerpen die zijn gemarkeerd te controleren en op te lossen. (Meer info)

Zijn er Contracts die aanzienlijk meer of minder hebben verdiend dan in de vorige Period?

Door de statement breakdown van twee afzonderlijke Periods te nemen, kunt u vergelijken of bepaalde Contracts een onverwacht bedrag hebben verdiend, wat kan suggereren dat er fouten zijn gemaakt bij het instellen of aanpassen van bepaalde Catalogue of Contracts.

Hebben alle verkooplijnen een toegewezen Release?

In een salesbestand met complete gegevens weet u niet alleen welke Track is gestreamd, maar ook als onderdeel van welke Release deze is gestreamd. Dit is nuttige informatie, omdat u hiermee kunt controleren of een Track is gestreamd als onderdeel van de single, het album of een compilatie. Vervolgens kunt u de totale opbrengst per Release bekijken, inclusief de track streams en downloads.

Hoewel veel DSP's en distributeurs gegevens op release-niveau rapporteren over tracktransacties, is dit niet altijd het geval. U kunt een rapport uitvoeren om te controleren of er verkopen van Tracks zijn zonder Release-informatie. Als bepaalde Tracks verkopen hebben waarvoor geen Release-informatie wordt verstrekt (dus de Cat No-kolom leeg is voor een van uw rijen), kunt u een Default Release toevoegen aan de Track om deze informatie aan te vullen.

Had elke Contract een correct Accounting Period Type?

Bij het aanmaken van een Period voor het Accounting Period Type Maandelijks, neemt Curve bijvoorbeeld alleen uw Maandelijkse Contracts op en maakt er een statement voor. Contracts met een Halfjaarlijks, Kwartaal of leeg accounting period type worden uitgesloten van uw Period. Hebben al uw Contracts een correct Accounting Period Type? Zo niet, dan zijn ze automatisch uit uw Period weggelaten.

U kunt de accounting period types snel controleren door al uw Contracts in een Excel-template te exporteren en de kolom Accounting Period Type te controleren.

Zijn de Custom Texts van uw statement up-to-date?

Via uw Instellingen heeft u de mogelijkheid om uw statements aan te passen door een logo, een help e-mail en een aangepaste tekst toe te voegen. Is deze informatie up-to-date? 

Zorg ervoor dat uw aangepaste teksten relevante informatie bevatten, zoals de minimumuitbetaling, hoe of wanneer de artiest kan verwachten betaald te worden, en of de artiest verdere actie moet ondernemen, zoals het versturen van een factuur. Zorg er bovendien voor dat er een help e-mail wordt verstrekt, zodat uw artiesten weten wie ze kunnen contacteren als ze nog vragen hebben.

Klik hier voor meer informatie over het aanpassen van het ontwerp van uw statement.

Is uw periode vergrendeld en zijn uw verkoopbestanden gearchiveerd?

Zodra u tevreden bent met uw periode en niet van plan bent om nog wijzigingen aan te brengen voordat u uw statements verzendt, is het raadzaam om uw periode te vergrendelen. Dit zorgt ervoor dat niemand per ongeluk nog wijzigingen aanbrengt in deze periode of statements in deze periode opnieuw verwerkt. Meer info

Daarnaast raden we ook aan om uw gerapporteerde verkoopbestanden en kosten te archiveren. Dit verbergt de respectievelijke verkoopbestanden en kosten van uw pagina Verkoop en Kosten, zodat u vanaf een leeg canvas kunt werken voor uw volgende periode. Meer info

Heeft u een export van uw gegevens gemaakt?

We raden aan om aan het einde van elke royalty Period een export te maken van uw Payees, Contracts of Catalogue. Op deze manier, als er in de toekomst wijzigingen worden aangebracht in uw gegevens en u een royalty statement wilt raadplegen met hoe uw metadata op dat moment was ingesteld, kunnen deze exports nuttig zijn. Bovendien, als er fouten zijn gemaakt, kunnen deze exports worden gebruikt als referentie om bepaalde Payees, Contracts of Catalogue items in een vorige vorm te herstellen.